Geschäftsführer-Ressorts
Bei größeren Gesellschaften teilen sich Geschäftsführer regelmäßig ihre Aufgaben intern auf. So war es auch in dem Fall, den das Finanzgericht Rheinland-Pfalz entschieden hatte (Urt. v. 10.12.2013, 3 K 1632/12). Gegenständlich waren Lohnsteuerschulden einer GmbH & Co. KG. Die Geschäftsführung oblag der Komplementär-GmbH. Diese beschäftigte mehrere Geschäftsführer. Die Finanzrichter hatten in dem Fall einen Mitgeschäftsführer in die Steuerhaftung genommen, obwohl dieser sich auf eine mündliche interne Ressortverteilung berufen hatte und mit den Unternehmenssteuern gar nicht betraut war. Mündliche Absprachen reichten dem Finanzgericht nicht, um die grundsätzliche Gesamtverantwortung zu widerlegen. Es entspricht der ständigen Rechtsprechung, dass die Geschäftsverteilung eindeutig und im Vorfeld erfolgen muss.
Schriftliche Dokumentation
Geschäftsführer, die nur für ein Ressort verantwortlich sind, sollten den Jahresanfang dazu nutzen, die Geschäftsverteilung schriftlich und bei Bedarf neu festzulegen. Alternativ kann auch eine Geschäftsordnung oder ein Geschäftsverteilungsplan erstellt werden, in dem die Ressortverteilung eindeutig geregelt ist und auf diesen im Arbeitsvertrag des/der Geschäftsführer/s Bezug genommen wird. In Fällen, in denen Änderungen nur mit Zustimmung der Gesellschafter durchgeführt werden können, sollte in der nächsten Gesellschafterversammlung darauf Bezug genommen werden. Bis dahin ist es hilfreich, wenn der Geschäftsführer tägliche Dokumentationen über die von ihm erledigten Aufgaben anfertigt.
Kein totaler Haftungsausschluss
Auch mittels schriftlicher Ressortverteilungen und Dokumentationen kann ein totaler Haftungsausschluss für Steuern allerdings nicht erreicht werden. Der Bundesfinanzhof hat 1984 entschieden, dass grundsätzlich jeden Geschäftsführer die Verantwortung für die steuerlichen Pflichten der Gesellschaft trifft, wenn in einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung mehrere Gesellschafter bestellt sind. „Diese kann durch eine Verteilung der Geschäfte zwar begrenzt, aber nicht aufgehoben werden“ (BFH v. 26.04.1984, V R 128 / 79).
Stand: 22. Dezember 2014
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